CR réunion du 29/07/2020

  • Posted on: 7 October 2020
  • By: Olivier

Compte rendu réunion du bureau de l’association Tarace Boulba Touraine

29 juillet à 18h à Fondettes, siège de l'association, et domicile de Nadine Lorin, présidente.

Présents:

  • Nadine Cuesta-Lorin : présidente
  • Thierry Pageard : vice président
  • Greg Paulus : trésorier
  • Olivier Tros : secrétaire (rédacteur du CR)

 

L’objectif de cette réunion :

 

    • définir les modalités de fonctionnement du bureau
    • répartition des tâches
    • faire des propositions de fonctionnement et impulser des actions
  • Points abordés :
  1. Rédaction et mise en forme correct du PV assemblée générale extraordinaire 2020.

    Nadine, a dû reprendre la rédaction du PV de la dernière assemblée générale afin qu'il soit conforme à la demande de la préfecture et validée par le bureau des association de la préfecture (voir PV de l'AG extraordinaire)

    Le changement du bureau, l'adresse du siège, le changement de signature à la banque sont fait. Le changement d'adresse reste à faire sur l'assurance et pour les documents qui nous lient à la MJC de JLT.

     

  2. Mise à jour de la liste des adhérents

    Olivier, propose de mettre à jour la liste des mails et des messageries pour optimiser la communication de l’association vers les adhérents et de ne la réserver qu’aux membres actifs. Contrairement à Tarace Boulba Montreuil, il n'y a pas d'adhérent à vie à Tarace Boulba Touraine. Thierry précise que le statut d’adhérent historiquement ne distingue pas les actifs – adhérents en cours- des adhérents partis. Greg, ajoute que les cotisations ne sont pas non plus à jour pour l’année 2019.

    Il est convenu que tous les adhérents soient à jour de leur cotisation dés septembre.

    Le bureau décide :

    - de l’envoi d’un mail général et d’une communication sur le site pour récolter des le début de reprise les adhésions (Greg se charge de ce rappel).

    - de la création d’un bulletin d’adhésion numéroté

     

  3. la trésorerie et les investissements et projets envisagés :

    - souscription à l’association Ohé du bateau (voir les possibilités d'utilisation pour sociétaires à la SCIC)

    - paiement du concert du 11/07 de la tournée Terre du son

    - l’achat de matériel ou instrument pour compléter le parc existant (à évaluer et discuter)

    - les outils de communication – idée de kakemono, badges éventuellement financé par le CA sur demande de l'asso (sur dossier car c'est le siège de la banque qui dit oui ou non) et affiches réalisées gracieusement par le Crédit Agricole pour leur clients professionnels ou association (là, c'est notre agence qui finance sans demander au siège et ils répondent systématiquement positivement).

    Évidement, le logo de la baque CA sera sur l'ensemble des supports... A réfléchir !

  4. Le bureau s’accorde sur la mise en œuvre de projet portés par des commissions auxquelles chaque membre actif de l’association a la possibilité de s’inscrire pour sa réalisation.

    Chaque commission finalise le dit projet en toute autonomie dès lors que le cadre, notamment budgétaire défini en amont, est respecté et que l’intérêt de l’association reste garanti. L’engagement de l’association, notamment contractuel et/ou financier, reste factuellement du ressort du bureau qui peut décider de le porter en A.G. Aucune prestation ou action engageant les musiciens, donc les membres actifs (adhérents) ne peut être pris sans l'accord de ces derniers. Le site est un lieux d échanges sur les possibles prestations mais insuffisant pour d'autres types de décisions.

    Ainsi, il est proposé de constituer ou de prolonger les commission suivantes :

  • CLIP : voir où ça en est ? On continue ? On laisse tomber ? Quelle plus-value ?
  • Disque : un nouveau 
  • Recrutement de musiciens : faire entrer des nouveaux et nouvelles musicien.nes
  • Communication - prospection : faire connaître le collectif et rechercher des prestations
  • Résidence pour travailler :
    • la mise en scène des concerts (les chorégraphies),
    • les nuances musicale,
    • la direction d'orchestre,
    • une évolution du répertoire intégrant des nouveaux titres (lapin, trésor public, la dette, compo funky...)
  1. Le bureau s’accorde sur les actions à entreprendre pour la rentrée :
  • réorganisation des archives papier et numériques
    • les documents bancaires et financiers (livre de compte) sont pris en charge par le trésorier, L'achat d'un disque dur externe pour archiver tout ce qui concerne BT sera judicieux.
    • les documents d’assurance et ceux liés au fonctionnement de l’association ainsi que création d’un bulletin d’adhésion à partir de la saison 2020-202 sont pris en charge par le secrétaire
  • diffusion du compte-rendu et constitution des commissions proposées

 

La réunion s’achève à 20h15